Das Arbeiten im Home Office ist ein unverzichtbarer Bestandteil der modernen Geschäftswelt geworden. Ihren Mitarbeitenden die Flexibilität zu geben, von überall aus zu arbeiten, stärkt das Employer Branding erheblich, bringt jedoch auch Compliance-Fragen mit sich. Allem voran, wenn auch Work from Anywhere angeboten werden soll, also das Arbeiten aus dem Home Office im Ausland, gilt es mögliche Compliance Risiken gründlich zu prüfen. Sind Sie sich unsicher, ob Sie die Risikoanalyse intern durchführen oder outsourcen sollten? Unser Beitrag hilft Ihnen bei der Entscheidung, indem die Vor- und Nachteile beider Ansätze verglichen werden.
Grenzüberschreitende Compliance verstehen: Grundlagen für Remote Work im Ausland
Compliance beinhaltet die Einhaltung verschiedener rechtlicher, behördlicher und organisatorischer Standards, unter anderem, wenn Mitarbeitende außerhalb des Büros arbeiten. Diese Vorschriften variieren je nach Land, ändern sich regelmäßig und beziehen sich allem voran auf die folgenden Säulen:
Steuern: Ab einer gewissen Aufenthaltsdauer kann der/die Mitarbeitende im Ausland steuerpflichtig werden
Sozialversicherung: Bei einem Arbeitsaufenthalt im Ausland muss garantiert und nachweisbar sein, dass der/die Arbeitnehmende sozialversichert ist
Aufenthaltsrecht: Es muss garantiert werden, dass der/die Arbeitnehmende eine gültige Aufenthaltserlaubnis für das jeweilige Land besitzt
Arbeitsrecht: Arbeitgebende müssen sicherstellen, dass die arbeitsrechtlichen Voraussetzungen des jeweiligen Aufenthaltslandes eingehalten werden
Meldepflichten: Einige Länder fordern auch für Work from Anywhere Aufenthalte eine gültige Meldung ein
Betriebsstätten: Auch im Rahmen von Work from Anywhere verbrachte Aufenthaltstage im Ausland können die ungewollte Gründung von Betriebsstätten provozieren
Nur wenn Sie all diese Themen gründlich prüfen und überwachen, kann ein sicheres und rechtmäßiges Arbeitsumfeld gewährleistet werden.
Compliance-Prüfung: "In-House"
Die interne Compliance-Prüfung bietet die Möglichkeit der direkten Kontrolle und nahtlosen Anpassung an die eigenen spezifischen Unternehmensbedürfnisse. Mit diesem Ansatz kann unmittelbar auf sich ändernde Compliance-Anforderungen reagiert werden.
Allerdings ist dieser Ansatz zeit- und ressourcenintensiv. Ständige Schulungen und aktuelles Wissen hinsichtlich internationaler rechtlicher, behördlicher und organisatorischer Vorschriften sind erforderlich, um Compliance sicherzustellen.
Wenn Sie also sowohl das Wissen zu den oben genannten Themen im Haus haben als auch über die notwendigen Ressourcen verfügen, wäre es für Sie eventuell die flexibelste und günstigste Option, eine interne Lösung aufzubauen.
Compliance-Prüfung durch „Outsourcing“
Die Auslagerung an spezialisierte Beratungsunternehmen bringt Effizienz und Fachwissen ins Spiel. Expert*innen übernehmen die Einhaltung der Vorschriften, während Sie sich auf Ihre Kerntätigkeiten konzentrieren können. Dieser Ansatz reduziert Zeitaufwand und Risiko, steigert die Produktivität und sorgt für reibungslose Arbeitsabläufe.
Oftmals ist insbesondere in kleineren und mittelständischen Unternehmen das breite internationale Wissen aus den oben skizzierten 6 Säulen nicht hinreichend vorhanden, um die Einhaltung von Compliance garantieren zu können. Sollte dies bei Ihnen der Fall sein, dann wäre eine externe Lösung ein ressourcenschonender Weg, dennoch Work from Anywhere anbieten zu können.
Der hybride Ansatz: Das Beste aus beiden Welten
Vielleicht finden Sie das richtige Gleichgewicht in einem hybriden Ansatz: Dieser kombiniert interne Kontrolle mit externem Fachwissen. Sie nutzen die Expertise von Berater*innen und behalten gleichzeitig die Kontrolle über kritische Compliance-Aspekte. So maximieren Sie die Vorteile beider Strategien.
Wenn Sie einerseits in Ihrem Unternehmen nicht vollumfänglich über das Wissen verfügen, um Work from Anywhere Compliance garantieren zu können, Sie aber über interne Ressourcen verfügen, die z.B. First-Level Support für Mitarbeitende abbilden können, die WFA nutzen möchten, dann wäre ein hybrider Ansatz eine besonders ressourcenschonende Option. Ein internes Team könnte sich zum Beispiel um tägliche Compliance-Fragen kümmern, während externe Berater strategische und internationale Compliance-Angelegenheiten abdecken und das Support Team regelmäßig schulen.
Die Wahl Ihres Compliance-Partners
Der richtige Compliance-Partner ist entscheidend. Achten Sie auf Fachwissen, Erfahrung und eine erfolgreiche Erfolgsbilanz. Der Partner sollte die Kultur Ihres Unternehmens verstehen und eine zuverlässige Kommunikation gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass die Werte des Beratungsunternehmens mit Ihren übereinstimmen, um eine nahtlose Integration der Compliance-Strategien zu ermöglichen.
Die Einhaltung von Vorschriften bei Remote Work aus dem Ausland wird in unserer dynamischen Arbeitswelt immer wichtiger und komplexer. Eine sorgfältige Abwägung zwischen internen und ausgelagerten Strategien ist unerlässlich. Behalten Sie dabei auch stets die Bedürfnisse, Ressourcen und langfristigen Ziele Ihres Unternehmens im Blick. Outsourcing kann die Einhaltung von Vorschriften effizient gewährleisten, indem Unternehmen auf Fachwissen zurückgreifen und sich auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren. Auf diese Weise verlieren Sie sich nicht im Compliance-Dschungel.
Weiterführende Informationen
Die ICUnet.Group könnte Ihr nächster Compliance-Partner sein! Mit dem in Zusammenarbeit mit Rödl & Partner gelaunchten WFA Assistant® wird die Arbeit aus der Ferne einfach gemacht und die Einhaltung der Vorschriften sichergestellt.
Weiterführende Informationen zum Thema Compliance und Work From Anywhere finden Sie auf der Kooperationsseite der ICUnet.Group und den Rechts- und Steuerexpertinnen und –experten von Rödl & Partner.
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